Подходы к управлению

Подходы к управлению организацией

Управлять организациями можно по-разному в зависимости от их типа, целей и сферы деятельности. В этой статье мы расскажем о трех подходах к управлению: функциональном, процессном и проектном. Эти подходы мы рассматриваем в блоке клиентоцентричности, чтобы помимо прочих различий подчеркнуть, как процессы внутри организации влияют на конечного получателя услуг.

Время чтения: 10 минут

Функциональный подход

Понять смысл функционального подхода можно, представив структуру армии или самой классической государственной организации. Внутри есть конкретные подразделения — департаменты, управления, отделы — каждое из которых имеет определенные функции. В зависимости от этих функций работники организации получают ряд полномочий. Во главе функционального подразделения — его руководитель. Именно он контролирует выполнение задач, координирует работу своего отдела и синхронизирует ее с деятельностью других подразделений. Руководители подразделений одного уровня обмениваются информацией и вырабатывают решения, которые затем доносят до своих подчиненных в соответствии с иерархией.

Инструменты управления организацией при функциональном подходе:

Оптимизация организационной структуры с учетом функциональных областей.
Бюджетирование и управление финансами в рамках функциональных областей.
Разработка планов и мониторинг их выполнения в каждой функциональной области.

Функциональный подход ― самая распространенная модель управления государственными органами и госучреждениями в России.

Сегодня становятся очевидными некоторые недостатки функционального подхода:

1

Сотрудники организации сфокусированы только на собственных функциях и не замечают того, чем занимаются другие подразделения. При такой модели управления человек видит лишь ту часть работы, которую выполняет сам, и не отвечает за общий результат. При этом стоит отметить, что функциональный подход очень эффективен в условиях стандартизированной работы.
2

Коммуникация между подразделениями выстраивается в основном через их руководителей, сотрудники же могут никак не контактировать между собой. При такой структуре взаимодействия без того ограниченное время руководителей тратится на оперативную работу, а не на стратегическое планирование. Так, стоимость рабочего процесса повышается, а рядовые сотрудники теряют способность самостоятельно принимать даже незначительные решения.
3

При выполнении задачи сотрудник, как правило, уверен, что она необходима для удовлетворения запроса вышестоящего руководителя, а не для ответа на потребность клиента. В связи с этим качество конечного продукта также снижается.

Несмотря на некоторые недостатки, у функционального подхода есть и преимущества:

1

Сотрудники четко осознают свои функции и зону ответственности, имеют отработанный и понятный алгоритм решения задач.
2

Новые сотрудники могут быстро обучиться необходимым функциям, а уже опытные — достаточно легко повысить свою квалификацию.

Процессный подход

При процессном подходе сотрудники организации также разделены на функциональные подразделения. Однако фактически выполнение рабочих задач происходит в процессных командах — объединениях сотрудников из разных отделов, которые вместе создают необходимый продукт. При таком подходе к управлению ни функциональные подразделения, ни их руководители никуда не исчезают, но между ними происходит активное кросс-функциональное взаимодействие. При процессном подходе коммуникация строится как между руководителями, так и между сотрудниками на своем уровне, если это нужно для решения конкретной задачи.

Процессный подход к управлению используется в основном для регулярного получения продукта с определенными характеристиками. Пример такого подхода – работа редакции СМИ. Например, в ней есть отдельное подразделение, в котором работают корреспонденты, отдельное — для работы фотографов и видеооператоров, отдельное ― для работы корректоров и так далее. Однако для регулярной публикации статей или репортажей сотрудники из каждого подразделения объединяются между собой и вместе создают продукт для конечного клиента — читателя СМИ.

Управлять организацией при процессном подходе можно с помощью комплекса инструментов:

Моделирование процессов, создание графических или текстовых моделей для описания бизнес-процессов организации.
Изучение и оптимизация процессов для повышения их эффективности и улучшения качества.
Использование специализированных систем для автоматизации, мониторинга и управления процессами.
Создание процедурных документов и инструкций для участников процессов.

В России процессный подход приобрел популярность с начала 2000-х годов и сегодня используется в организациях из самых разных сфер.

Рассмотрим основные преимущества процессного подхода:

1

Сотрудники организации наделены большими полномочиями и высоким уровнем самостоятельности. Роль каждого сотрудника в общей работе компании достаточно высока, присутствует чувство собственной значимости и ответственности за общий результат. За счет этого значительно повышаются мотивация и качество работы.
2

Гибкая структура управления позволяет процессным подразделениям быстро и легко реагировать на изменения внешних и внутренних условий работы.
3

При процессном подходе сильно снижается роль функциональных руководителей, отсутствуют долгие цепочки согласований. Благодаря этому задачи оперативно передаются исполнителям без искажения смысла.
4

Критерии эффективности и качества работы согласованы по всей организации в целом, за счет чего общая цель компании достигается быстро и слаженно.

При этом у процессного подхода есть и свои недостатки:

1

Результаты работы слишком сильно зависят от квалификации, личных и деловых качеств рядовых исполнителей.
2

Управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами требует гораздо больше усилий, чем управление однородными подразделениями.
3

Выявление большого количества однотипных операций, их классификация и представление в качестве рабочих алгоритмов требует кропотливой и длительной работы.

Процессному подходу к управлению мы отводим целый модуль программы обучения. На нем Вы научитесь строить, анализировать и оптимизировать процессы в организации для получения наилучшего результата с меньшими затратами человеческих и временных ресурсов.

Проектный подход

Проектный подход к управлению — один из самых инновационных, эффективных и «молодых» среди всех прочих. Напомним, что в российском государственном секторе проектный подход применяется только с 2015 года и является основным инструментом управления, в том числе в социальной сфере жизни общества. Он отлично показывает себя, когда компании необходимо в условиях ограниченных времени и ресурсов создать новый, уникальный продукт, которого не существовало раньше. Примеры таких проектов — разработка мобильного приложения «Моя Москва» для удобного использования электронных услуг города, цифровизация работы Федеральной налоговой службы и многие другие.

Структура организации при проектном подходе строится на основе выполняемых в данный момент проектов, а не функций или процессов. Под каждый проект выделяются отдельные трудовые, финансовые, промышленные и прочие ресурсы, которыми распоряжается руководитель проекта. При этом руководителем может быть назначен сотрудник, который в повседневной деятельности не обладает такими полномочиями. Таким образом, привычная иерархия при проектном подходе часто нарушается. Фактически, для каждого проекта формируется своя мини-структура. Когда один проект заканчивается, сотрудники, которые составляли эту структуру, могут успешно перейти на следующий проект.

Управлять организацией при проектном подходе можно с помощью нескольких инструментов:

Определение цели и формирование структуры проекта.
Планирование и организация работ по управлению проектом.
Координация действий исполнителей.

Проектный подход обладает значительными преимуществами в условиях современного государственного управления:

1

Внедрение проектного управления сопровождается появлением множества инноваций и выстраиванием нового стратегического резерва компании: обученного персонала, новых корпоративных стандартов, информационных систем управления. За этим следует значительное улучшение качества обслуживания и работы.
2

Рабочие инструменты становятся универсальными. Вне зависимости от отрасли, в которую внедряется проектное управление, его системы легко адаптируются под конкретные особенности компании.
3

Сокращается время выполнения задачи от ее постановки до достижения конечной цели. За счет высокой ориентации на качество рабочий процесс становится более клиентоориентированным.

Однако у проектного подхода к управлению есть и свои недостатки:

1

Для эффективной координации проектов между собой и планирования ресурсов, задействованных на этих проектах, организации необходимо создать отдельный проектный офис. На содержание этого подразделения необходимы собственные издержки.
2

Любой переход на новые средства управления, особенно с использованием инновационных систем, требует значительных финансовых затрат.
3

Руководителю организации придется заново выстраивать систему мотивации сотрудников, учить их работать в условиях ограниченных ресурсов. Придется смириться и с тем, что часть работников, возможно, не сможет работать в новых условиях.

Теме управления проектом мы посвятили два занятия программы. На них Вы не только освоите теорию, но и пройдете проектный цикл от начала до конца в безопасной учебной среде.

Как выбрать ту модель управления, которая подходит именно Вам?

Рассмотренные подходы редко применяются в организациях в чистом виде. На практике управление и принятие решений становятся эффективнее, если использовать комбинацию этих моделей. Однако выбор наиболее приоритетного подхода зависит от того, какой продукт или услугу, для какого получателя и в какой среде производит Ваша организация.

Сформулируйте стратегию развития организации, определите ее конечные цели, миссию, приоритеты. С этого мы начали практическую часть обучения на программе.
Оцените контекст Вашей работы и имеющиеся ресурсы. Располагаете ли Вы неограниченным количеством времени или у Вас есть строгие временные рамки? Какие специалисты работают в Вашей команде, в чем их сильные стороны и точки роста? Каким бюджетом Вы располагаете и каким путем он формируется? Кто Ваш конечный клиент и какие у него потребности? Ранее Вы уже отвечали на эти вопросы, когда учились анализу по принципу “5П”.
В зависимости от всех перечисленных условий определите наиболее эффективный подход к управлению, который приведет Вас и организацию к итоговой цели. Например, если Вы представляете совсем молодую компанию или стартап, скорее всего подойдет проектное управление. Если Вы руководитель завода по изготовлению оборудования, мебели и так далее – наиболее эффективным окажется процессный подход. А если Ваша компания – министерство или силовая структура, сконцентрируйтесь на выстраивании функционального подхода с использованием процессной модели.